Что такое корпоративный портал? 

Корпоративный портал — это внутрикорпоративная программа для управления организацией, которая обеспечивает возможность коммуникации, обмена документами, публикации достижений сотрудников и новостей компании.

 Корпоративные порталы предназначены для сотрудников, клиентов и партнеров одного предприятия. Пользователи такого портала получают доступ к предназначенным им сервисам и приложениям в зависимости от их роли и персонального профиля. Назначением корпоративного портала является предоставление внешним и внутренним пользователям возможности персонифицированного доступа ко всем корпоративным данным и приложениям, объединение изолированных моделей бизнеса, интеграция различных корпоративных приложений, обеспечение полноценного круглосуточного доступа всех пользователей к ресурсам компании независимо от их места пребывания.
В ряде случаев интранет-портал принимает форму своеобразной социальной сети внутри компании.

Небольшие компании используют корпоративные порталы, чтобы объединить на одной площадке все важные функции: общение, новости, управление задачами, документооборот, сбор заявок клиентов и прочее.

Крупные компании нередко покупают готовые корпоративные порталы как отдельное решение для внутренних коммуникаций, а для остальных функций разрабатывают собственные отдельные системы

Корпоративный портал и его структура 

Онлайн-офис

«Онлайн-офисы»- сервисы, которые автоматизируют рутину, избавляют пользователей от бумажной волокиты. В комплексе они образуют виртуальный филиал компании, где можно найти информацию о любом сотруднике или провести встречу.

Сотрудники

Древовидная структура показывает, как устроена компания: подразделения и иерархию.
Данные о сотрудниках можно посмотреть и в виде списка: подразделение, контакты, офис и кабинет. Из списка удобно перейти в карточку сотрудника, поставить задачу, написать сообщение или позвонить.

База знаний

Информация о миссии компании, описание процессов, инструкции, обучающие материалы, регламенты — всё внутри единого хранилища.

Диск и Документы

Документы из задач, доступные для просмотра, хранятся на диске — в единой базе файлов. Встроенный редактор в разделе «Документы» позволяет редактировать тексты, таблицы и презентации в режиме реального времени, отправлять в сообщениях, прикреплять к задачам.

Бизнес-процессы

Если нужно согласовать счёт, оформить отпуск или удалённую работу, заказать расчётный лист по зарплате, можно больше не искать ответственных и не ждать бухгалтера около кабинета. Эти задачи выполняют бизнес-процессы в корпоративном портале.

Виртуальное присутствие в офисе

Полезные опции для организации удалённой работы — «Пульс компании» и «Начать/завершить рабочий день». Первый показывает, сколько человек сейчас онлайн, а второй фиксирует рабочие часы.

Задачи и проекты

В разделе «Задачи и проекты» собраны все дела, которые ведёт сотрудник. История по каждой задаче сохраняется, чтобы отслеживать ход выполнения.

Группы и Проекты

Объединяют сотрудников вокруг проекта, клиента или направления для командной работы. Внешние заказчики или партнёры тоже могут быть участниками рабочих групп, если им отправили приглашение.

Скрам

Раздел для работы с задачами по гибкому методу Скрам. Подразумевает, что команда разбивает на части крупный проект и выполняет его постепенно, по одному фрагменту.

Роботы в задачах

Автоматизируют действия при переходе задачи в указанную стадию: отправить письмо, сменить ответственного, сменить статус, удалить.

Отчёты

Рабочие отчёты руководителю, оценка отчёта от руководителя, таблица отчётов всех сотрудников, расписание отчётов — эти возможности находятся в «Задачах и проектах».

Внутренние коммуникации

В разделе «Чат и звонки» собраны групповые чаты и личные переписки, можно позвонить по видеосвязи.

Почта

В веб-интерфейсе почтового клиента можно полноценно работать с корпоративной почтой: обсуждать письма с коллегами, настроить общий доступ к ящику, ставить задачи из письма.

Социальная сеть

Как показывает практика, сотрудникам нравится читать новости, ежемесячные дайджесты о жизни компании, смотреть отчёты о корпоративах и мероприятиях.

Корпоративный портал и функции 

Все корпоративные порталы обладают базовым набором функций:

Внутренние и внешние коммуникации

Порталы ускоряют общение между сотрудниками и клиентами благодаря мессенджерам и элементам социальных сетей: «живой ленте», оповещениям, чатам и т.д. На многих порталах есть встроенная телефония.

Управление задачами и проектами

Инструменты для постановки задач, управления временем, чек-листы, фильтры, шаблоны и конструкторы документов.

Совместная работа с документами

Сервисы для создания, редактирования и хранения документов, настройки совместного доступа. Легко и удобно делиться документами с коллегами и клиентами, работая в онлайн-режиме без скачивания.

Планирование и учет рабочего времени.

Одновременно облегчает работу и создание отчетов и повышает рабочую дисциплину. Учет затраченного времени позволяет оценить затраты на определенные типы задач.

CRM для продаж и работы с клиентами.

Часть порталов интегрируются с CRM или предлагает их функции. Это позволяет создавать базы клиентов и партнеров. Фиксация и учет контактов позволят повысить эффективность работы отдела продаж.

Автоматизация бизнес-процессов

Выполнение рутинных операций можно отдать роботам, что снизит нагрузку на персонал и повысит эффективность работы. Также они могут и анализировать выполненную работу 

Дизайн изображения от Freepik