Корпоративный портал для сотрудников
Что такое корпоративный портал?
Корпоративный портал — это внутрикорпоративная программа для управления организацией, которая обеспечивает возможность коммуникации, обмена документами, публикации достижений сотрудников и новостей компании.
Корпоративные порталы предназначены для сотрудников, клиентов и партнеров одного предприятия. Пользователи такого портала получают доступ к предназначенным им сервисам и приложениям в зависимости от их роли и персонального профиля. Назначением корпоративного портала является предоставление внешним и внутренним пользователям возможности персонифицированного доступа ко всем корпоративным данным и приложениям, объединение изолированных моделей бизнеса, интеграция различных корпоративных приложений, обеспечение полноценного круглосуточного доступа всех пользователей к ресурсам компании независимо от их места пребывания.
В ряде случаев интранет-портал принимает форму своеобразной социальной сети внутри компании.
Небольшие компании используют корпоративные порталы, чтобы объединить на одной площадке все важные функции: общение, новости, управление задачами, документооборот, сбор заявок клиентов и прочее.
Крупные компании нередко покупают готовые корпоративные порталы как отдельное решение для внутренних коммуникаций, а для остальных функций разрабатывают собственные отдельные системы
Корпоративный портал и его структура
Онлайн-офис
«Онлайн-офисы»- сервисы, которые автоматизируют рутину, избавляют пользователей от бумажной волокиты. В комплексе они образуют виртуальный филиал компании, где можно найти информацию о любом сотруднике или провести встречу.
Сотрудники
Древовидная структура показывает, как устроена компания: подразделения и иерархию.
Данные о сотрудниках можно посмотреть и в виде списка: подразделение, контакты, офис и кабинет. Из списка удобно перейти в карточку сотрудника, поставить задачу, написать сообщение или позвонить.
База знаний
Информация о миссии компании, описание процессов, инструкции, обучающие материалы, регламенты — всё внутри единого хранилища.
Диск и Документы
Документы из задач, доступные для просмотра, хранятся на диске — в единой базе файлов. Встроенный редактор в разделе «Документы» позволяет редактировать тексты, таблицы и презентации в режиме реального времени, отправлять в сообщениях, прикреплять к задачам.
Бизнес-процессы
Если нужно согласовать счёт, оформить отпуск или удалённую работу, заказать расчётный лист по зарплате, можно больше не искать ответственных и не ждать бухгалтера около кабинета. Эти задачи выполняют бизнес-процессы в корпоративном портале.
Виртуальное присутствие в офисе
Полезные опции для организации удалённой работы — «Пульс компании» и «Начать/завершить рабочий день». Первый показывает, сколько человек сейчас онлайн, а второй фиксирует рабочие часы.
Задачи и проекты
В разделе «Задачи и проекты» собраны все дела, которые ведёт сотрудник. История по каждой задаче сохраняется, чтобы отслеживать ход выполнения.
Группы и Проекты
Объединяют сотрудников вокруг проекта, клиента или направления для командной работы. Внешние заказчики или партнёры тоже могут быть участниками рабочих групп, если им отправили приглашение.
Скрам
Раздел для работы с задачами по гибкому методу Скрам. Подразумевает, что команда разбивает на части крупный проект и выполняет его постепенно, по одному фрагменту.
Роботы в задачах
Автоматизируют действия при переходе задачи в указанную стадию: отправить письмо, сменить ответственного, сменить статус, удалить.
Отчёты
Рабочие отчёты руководителю, оценка отчёта от руководителя, таблица отчётов всех сотрудников, расписание отчётов — эти возможности находятся в «Задачах и проектах».
Внутренние коммуникации
В разделе «Чат и звонки» собраны групповые чаты и личные переписки, можно позвонить по видеосвязи.
Почта
В веб-интерфейсе почтового клиента можно полноценно работать с корпоративной почтой: обсуждать письма с коллегами, настроить общий доступ к ящику, ставить задачи из письма.
Социальная сеть
Как показывает практика, сотрудникам нравится читать новости, ежемесячные дайджесты о жизни компании, смотреть отчёты о корпоративах и мероприятиях.
Корпоративный портал и функции
Все корпоративные порталы обладают базовым набором функций:
Внутренние и внешние коммуникации
Порталы ускоряют общение между сотрудниками и клиентами благодаря мессенджерам и элементам социальных сетей: «живой ленте», оповещениям, чатам и т.д. На многих порталах есть встроенная телефония.
Управление задачами и проектами
Инструменты для постановки задач, управления временем, чек-листы, фильтры, шаблоны и конструкторы документов.
Совместная работа с документами
Сервисы для создания, редактирования и хранения документов, настройки совместного доступа. Легко и удобно делиться документами с коллегами и клиентами, работая в онлайн-режиме без скачивания.
Планирование и учет рабочего времени.
Одновременно облегчает работу и создание отчетов и повышает рабочую дисциплину. Учет затраченного времени позволяет оценить затраты на определенные типы задач.
CRM для продаж и работы с клиентами.
Часть порталов интегрируются с CRM или предлагает их функции. Это позволяет создавать базы клиентов и партнеров. Фиксация и учет контактов позволят повысить эффективность работы отдела продаж.
Автоматизация бизнес-процессов
Выполнение рутинных операций можно отдать роботам, что снизит нагрузку на персонал и повысит эффективность работы. Также они могут и анализировать выполненную работу
Дизайн изображения от Freepik